“Przygotuj ofertę i wyślij ją do klientów” – na dźwięk tych słów wiele osób, które zajmują się sprzedażą, dostaje wręcz gęsiej skórki. Nie ma się co dziwić. W końcu, aby taki materiał był naprawdę skuteczny (czytaj: zainteresował klientów i zachęcił ich do dalszych rozmów) – nie może być napisany i zaprojektowany “na kolanie”. Przeciwnie – musi być przygotowany zgodnie z kilkoma zasadami.
Aby oferta okazała się efektywna – musi być czymś więcej, niż tylko kolejnym świstkiem papieru, który trafi do kosza (tego wirtualnego lub fizycznego). Co za tym idzie – proces jej tworzenia musi być odpowiednio przemyślany i szczegółowo zaplanowany, a następnie – profesjonalnie przeprowadzony.
Twój szef polecił Ci przygotowanie oferty handlowej, jednak nie za bardzo wiesz, jak się za to zabrać oraz jakie elementy powinny się w niej znaleźć? Jesteś w dobrym miejscu, bo poniżej znajdziesz kilka kluczowych punktów, o które warto zadbać.
10 kroków do stworzenia skutecznej i profesjonalnej oferty handlowej
A oto i one:
#1 Wprowadzenie
Pierwszym elementem, który zobaczy Twój odbiorca, będzie okładka (jeśli jej używasz) lub od razu – pierwsza strona oferty handlowej. Wiele firmy, które prezentują swoje produkty bądź usługi w taki sposób, przeznacza taką przestrzeń na dodanie swojego logotypu i… wielkiego napisu: OFERTA lub PROPOZYCJA WSPÓŁPRACY. Wiesz, co? Nie idź tą drogą.
Pierwsza strona oferty – podobnie, jak nagłówek artykułu, pierwszy tekst na stronie internetowej czy tytuł maila – potrafi zdecydować o tym, czy Twój odbiorca w ogóle zdecyduje się podążać dalej. A co za tym idzie – zapoznać się z dalszą częścią tego, co masz do przekazania.
Dlatego dopilnuj, aby od początku wiedział, co oferujesz, a przede wszystkim – dlaczego warto skorzystać właśnie z Twojej oferty. W tym miejscu możesz umieścić nawet kilka zdań, które krótko i konkretnie przekażą najważniejsze informacje.
#2 Opis sytuacji Twojego odbiorcy
Wiem, co teraz zamierzałeś zrobić. W pierwszej kolejności chciałeś napisać o swojej firmie, jej historii, dokonaniach, misji, wizji, wartościach itp. Zgadłem?
Coś Ci powiem – zamiast tak sztampowego kroku, który zresztą kompletnie nie interesuje Twoich odbiorców – zrób to inaczej.
Poświęć odrobinę czasu na poznanie potrzeb przyszłego kontrahenta, jego bolączek, otoczenia konkurencyjnego, a nawet przeanalizowanie ogólnej sytuacji rynkowej. Gdy zbierzesz te informacje – stwórz opis, w którym umieścisz tekst o tym, w jaki sposób to Ty postrzegasz jego sytuację.
Taki krok da Ci kilka dodatkowych punktów na start. Pokaże przyszłemu kontrahentowi, że faktycznie rozumiesz jego potrzeby. A dodatkowo – że Twoja firma włożyła mnóstwo energii i zaangażowania w przygotowanie samej oferty.
#3 Twoja oferta i Twoja firma
Ok, pora zaprezentować, z czym tak naprawdę do niego przychodzisz. Na kolejnych stronach umieść informacje na temat tego, co dokładnie jest przedmiotem oferty. Jeżeli jej specyfika tego wymaga – możesz dodać zdjęcia i parametry.
Nie zapomnij wspomnieć kilka słów na temat swojej organizacji.
P.S. Celowo umieściłem oba te zagadnienia w jednym punkcie. Wiele firm na tendencję do tego, aby rozpisywać się na temat swojej historii, chwalić osiągnięciami i tworzyć swego rodzaju laurki na swoją własną cześć.
Musisz pamiętać, że potencjalnego klienta nie obchodzi Twoja firma. Interesuje go tylko to, co możesz dla niego zrobić i dlaczego mu się to opłaca. A jeśli już o tym mowa…
#4 Korzyści
Owszem, dla odbiorcy liczy się to, co dokładnie oferujesz. Jednak zdecydowanie większą uwagę przykłada do faktu, co będzie z tego miał. Dlatego, oprócz wypisywania składowych swojej oferty, poinformuj go o tym, z czym dokładnie się to wiąże, a przede wszystkim – co zyska, jeśli postawi właśnie na Ciebie.
Omawiane korzyści mogą przyjąć różne formy: od jakości, poprzez oszczędności, na poprawie efektywności czy bezpieczeństwa kończąc.
Unikaj banałów i ogólników. Zamiast tego pamiętaj, aby miały one realne odzwierciedlenie w biznesie Twojego czytelnika.
#5 Portfolio / case studies / opinie
Jeśli udało Ci się wypełnić powyższe punkty – pora na uwiarygodnienie Twojej oferty w oczach przyszłego partnera biznesowego.
Oczywiście, nadal możesz “przechwalać się” swoimi osiągnięciami, certyfikatami, latami doświadczenia itp. Nic nie zadziała jednak lepiej, niż namacalne efekty Twoich działań – potwierdzone opiniami dotychczasowych klientów, a także studiami przypadków.
#6 Instrukcja
Twój odbiorca chce nie tylko wiedzieć, co oferujesz i dlaczego to właśnie Twoja propozycja najbardziej mu się opłaca. Chce również dowiedzieć się, na co musi się przygotować, czyli jak wygląda: proces zakupu, a następnie dalszego korzystania z Twoich usług czy też produktów.
Tego rodzaju instrukcja może przyjąć formę sekcji “Jak to działa?”, w którą podzielisz na kilka czytelnych i intuicyjnych kroków.
#7 Dane kontaktowe
Na końcu każdej oferty powinny znaleźć się dane, dzięki którym klient w prosty sposób będzie mógł się skontaktować, aby dopytać o szczegóły czy – przejść do konkretów i finalizacji transakcji :).
Pamiętaj, aby umieścić w niej numer telefonu, adres e-mail oraz adres strony internetowej Twojej firmy. Możesz także pójść nieco dalej i dodać tam dane osoby, która będzie bezpośrednio odpowiadała za kontakt. W takim wypadku warto dorzucić imię, nazwisko, stanowisko, a także jej zdjęcie.
#8 Design
Jak Cię widzą, tak Cię piszą.
Jeśli zamierzasz wysłać (lub wydrukować) swoją ofertę jako zwykły dokument tekstowy – daj sobie spokój. Taka forma “na kilometr pachnie” niczym listy z urzędu (i tak też się kojarzy). A co, jak co, ale musisz przyznać, że z pewnością nie sprzyja budowaniu relacji biznesowych.
Jeżeli dopieścisz treść swojej oferty handlowej – pora na serio zająć się jej formą wizualną. Zadbaj o dobór czcionek, kolorystyki, grafik, a w szczególności o to, aby całość była spójna z identyfikacją wizualną firmy. Czytaj: jednoznacznie kojarzyła się z Twoim brandingiem.
#9 Personalizacja
Tematykę personalizacji ofert handlowych poruszyłem w innym artykule, który znajdziesz na moim blogu. W tym miejscu tylko wspomnę o najważniejszej informacji. Otóż, tak przygotowaną ofertę potraktuj jako bazę lub swego rodzaju szablon, który dopasujesz do konkretnych klientów.
#10 Forma
Wszystko gotowe i już “przebierasz nogami”, aby wysłać ofertę do potencjalnych kontrahentów? Zanim to zrobisz – upewnij się, że nie będą mieli żadnego problemu z jej otwarciem, a następnie zapoznaniem się z całą treścią.
Udostępnij ją w wygodnej i uniwersalnej formie, która nie będzie wymagała od odbiorców dodatkowych aktywności i wysiłku (czytaj: ściągnięcia oprogramowania, konfiguracji, zmiany formatu itp.). W tej roli najlepiej sprawdzają się oferty zapisywane jako dokumenty pdf, prezentacje PowerPoint lub takie umieszczone bezpośrednio na stronie www (dostępne po kliknięciu na adres URL).
Chcesz zlecić przygotowanie oferty handlowej specjaliście?
Myślę, że ta instrukcja z pewnością Ci się przyda. Mimo wszystko, jeśli po lekturze wpisu stwierdzisz, że to jednak Cię przerasta (lub zwyczajnie nie masz czasu) – daj mi znać.
W ramach moich usług zapewniam kompleksowe wsparcie – od treści, poprzez design, aż po przygotowanie profesjonalnej, estetycznej i skutecznej oferty, która jest gotowa do wysyłki.