Masz to! Piękna, odpicowana i naszpikowana argumentami sprzedażowymi oferta handlowa jest już gotowa. Nie masz żadnych wątpliwości, że jeśli tylko trafi do Twojego odbiorcy – bez wahania zostanie przeczytana i… z dużym prawdopodobieństwem zaowocuje nawiązaniem kontaktu, a być może nawet szybkim “ubiciem” transakcji.
Jest jednak jedno, spore “ALE”: najpierw musi do niego dotrzeć. Co zrobić, aby zwiększyć prawdopodobieństwa ominięcia spamu, trafienia do kosza i zwyczajnie – zyskania uwagi Twojego odbiorcy? O tym opowiem Ci w dalszej części wpisu.
Co powinna zawierać oferta handlowa? Sprawdź, zanim wyślesz ją do klienta!
Mam nadzieję, że jesteś już po lekturze innych moich artykułów, w których napisałem, w jaki sposób należy budować oferty, a także, jakich błędów podczas ich tworzenia trzeba się wystrzegać. Jeśli nie, oto małe podsumowanie:
- W treści skupiaj się na konkretach i komunikuj korzyści.
- Personalizuj – tak, aby odbiorca wiedział, że oferta została napisana specjalnie dla niego.
- Zadbaj o aspekty wizualne. Oferta handlowa to wizytówka Twojej firmy, dlatego dopilnuj, aby była estetyczna i spójna z wizerunkiem całej organizacji.
Oczywiście, w każdej chwili możesz dowiedzieć się więcej – wystarczy, że klikniesz tutaj: Jak napisać ofertę handlową?
W jakiej formie przygotować ofertę?
W tym obszarze możemy mówić o 2 opcjach:
- Klasycznej (tradycyjnej), czyli ofercie w formie drukowanego dokumentu. Jego produkcja oraz dystrybucja są dość skomplikowane, drogie, a co za tym idzie – także problematyczne. Dlatego zarezerwuj ją raczej dla specjalnych kontrahentów oraz transakcji o stosunkowo wysokim wolumenie (i potencjalnych zyskach).
- Nowoczesnej, czyli ofercie wysyłanej w formie digitalowej – jako dokument pdf (zwłaszcza drogą elektroniczną / mailową). To rozwiązanie, które jest tanie, szybkie i zdecydowanie najwygodniejsze. Ma też istotny plus związany z kwestią edycji. Jeśli zechcesz coś zmienić, dodać lub usunąć – zrobisz to nawet kilkoma kliknięciami. W przypadku opcji drukowanej – modyfikacje nie są już ani tak proste, ani tanie.
Z dużym prawdopodobieństwem w swoim działaniach będziesz wykorzystywać tę drugą formę. Dlatego pozwól, że w dalszej części skupię się właśnie na niej.
W jaki sposób dostarczać oferty handlowe?
Na początku pamiętaj, aby nie zachowywać się jak rozdający ulotki. Jeżeli wyślesz swoją ofertę przy pierwszym kontakcie z daną osobą – w 9 na 10 przypadków trafi ona dokładnie tam, gdzie te kolorowe świstki papieru, czyli… do kosza.
Aby Twoja oferta została skutecznie dostarczona* – najpierw musisz skupić się na przygotowaniu pod nią tzw. gruntu (czyli zbudowaniu relacji z odbiorcą) oraz zorganizowaniu przestrzeni do dalszej rozmowy. Pewnie nie będzie dla Ciebie zaskoczeniem, jeśli powiem, że ten etap może przyjąć różną formę oraz mieć zgoła inny przebieg.
#1 Spotkanie “na żywo”
Konferencje, warsztaty, szkolenia lub inne spotkania “twarzą w twarz” o charakterze biznesowym. Prawdopodobnie nie ma lepszej okazji, która pozwoli Ci porozmawiać z potencjalnym kontrahentem, nawiązać nić porozumienia oraz przygotować fundament pod przedstawienie mu konkretnej oferty handlowej.
Pamiętaj, aby spotkanie było jedynie preludium do dalszej rozmowy. Zbyt nachalna promocja Twojej oferty i próba wciskania jej “na siłę” już przy pierwszym kontakcie – przyniosą odwrotny skutek.
#2 Rozmowa telefoniczna
Spotykanie się z każdym klientem może być trudne, czasochłonne, a w wielu przypadkach – zwyczajnie niewykonalne.
Dlatego w tym miejscu z pomocą przychodzą telefony, których możesz wykonać od kilku do nawet kilkudziesięciu (i to jednego dnia!). Podobnie, jak w przypadku spotkań – zadbaj o balans między zwykłą ludzką rozmową a próbą sprzedaży czy zaprezentowania Twojej oferty.
#3 Wiadomość poprzedzająca
Jeżeli z różnych powodów wyżej wymienione aktywności nie mogą być przez Ciebie zrealizowane (lub ze względu na skalę Twoich działań – są po prostu nieopłacalne) – pozostaje Ci komunikacja cyfrowa. W tym obszarze możesz wykorzystać klasyczne wiadomości e-mail, jak i rozmowy prowadzone w social mediach (w B2B prym wiedzie oczywiście LinkedIn).
Tu również nie zaczynaj swojej komunikacji od przedstawienia samej oferty. Zanim ją wyślesz, najpierw wywołaj zaciekawienie i spraw, aby Twój odbiorca wręcz sam Cię poprosił o przedstawienie takiego dokumentu.
P.S. Kolejność nie jest przypadkowa. Poszczególne sposoby kontaktu z odbiorcami ułożyłem zgodnie z ich skutecznością (1 to według mnie najtrudniejsza, ale jednocześnie najefektywniejsza opcja).
* Przez “skutecznie dostarczona” rozumiem nie tylko fakt, że trafi do skrzynki, ale przede wszystkim – zostanie zauważona i z dużym prawdopodobieństwem – otworzona oraz przeczytana.
Jak skutecznie przekazać ofertę potencjalnemu kontrahentowi? Przykład.
Teoria za nami, więc pora na odrobinę praktyki. Na warsztat wezmę jedno z najbardziej popularnych działań, czyli wysyłanie e-maili.
Krok 1: określ grupę docelową i pozyskaj niezbędne dane kontaktowe
Zastanów się, do kogo chcesz dotrzeć. Następnie zgromadź potrzebne informacje oraz zgody, które pozwolą Ci legalnie wysyłać tego rodzaju e-korespondencję. Fajnie, jeśli w Twojej bazie kontaktów będzie coś więcej, niż tylko adres e-mail czy numer telefonu. Postaraj się uzupełnić ją, chociażby o imię, nazwisko czy stanowisko przyszłego rozmówcy.
Krok 2: stwórz sekwencję wiadomości
Jeżeli do tej pory wydawało Ci się, że jeden mail wystarczy, aby przekonać Twoich odbiorców do dalszych rozmów, to niestety w tym momencie muszę wylać na Twoją głowę kubeł zimnej wody. Twoi odbiorcy to tylko ludzie, którym zdarza się nie zauważyć, zapomnieć lub zwyczajnie – zignorować pewne wiadomości.
Dlatego, zamiast 1 wiadomości, którą naszpikujesz informacjami o Twojej firmie, ofercie i dodatkowo zachęcisz do kontaktu – podziel swoją komunikację na minimum 3, a czasami nawet 5 “mniejszych” maili. Będziesz je wysyłać kolejno po sobie np. w odstępnie 2 – 3 dni i oczywiście wtedy, gdy odbiorca nie zareaguje na poprzednie.
Krok 3: wysyłaj, analizuj i optymalizuj
Po każdej wysyłce śledź wyniki – przyglądając się nie tylko podstawowym parametrom (wskaźniki OR i CTR), ale również reakcjom (odpowiedziom) Twoich odbiorców.
Przeprowadzaj także testy (tematów, treści wiadomości, dni i godzin wysyłki oraz wielu innych), aby wypracować najlepszy, a co za tym idzie – najskuteczniejszy wariant wiadomości.
Mail odczytany, oferta dostarczona, co dalej?
Popularne narzędzia do wysyłania maili (czytaj: e-mail marketingu) są coraz lepsze. Umożliwiają śledzenie, kto otworzył maila, kto kliknął w znajdujący się wewnątrz link, a także są potężną kopalnią innych przydatnych informacji, które możesz wykorzystać do stałego podnoszenia skuteczności.
Jak pewnie wiesz – nie są jednak w stanie monitorować, co dokładnie dzieje się z Twoją ofertą. Owszem, dzięki nim zobaczysz “czy” i “kto” ją otworzył. Ale o informacjach dotyczących czasu przeglądania czy zapoznania się z konkretnymi sekcjami lub stronami – możesz już zapomnieć.
Czy to oznacza, że musisz się tego domyślać? Nie do końca. Są bowiem inne narzędzia, które odpowiadają właśnie za śledzenie oraz analizowanie tego typu aspektów.
Szukasz pomocy przy stworzeniu oferty?
Wiem, że zwłaszcza dla nieprawionych osób, tworzenie profesjonalnych i skutecznych ofert handlowych, to prawdziwa droga przez mękę. Jeżeli chcesz, aby ktoś Cię wyręczył – wiedz, że robię to kompleksowo. Zapoznaj się z moją usługą pisania tekstów do ofert.
P.S. poza samymi tekstami, zajmuję się również oprawą graficzną – tak, aby Twoja oferta była od razu gotowa do wysyłki.