“Określ grupę docelową, znajdź dane kontaktowe i po prostu wyślij”. Jeżeli miałbym opisać proces większości firm lub osób zajmujących się wysyłaniem ofert handlowych / sprzedaży / współpracy – to prawdopodobnie wyglądałby on właśnie tak.

Na pierwszy rzut oka – “teoretycznie” część rzeczy się tu zgadza. Niestety, praktyka pokazuje, że takie podejście do wysyłki ofert może skończyć się zazwyczaj na 2 sposoby: 

  • Po pierwsze – kompletną ciszą i brakiem reakcji, jeżeli taka nieoczekiwana wiadomość trafi bezpośrednio do skrzynki spam.
  • Po drugie – problemami natury prawnej i finansowej, jeśli odbiorca uzna, że treści, które mu wysyłasz, trafiły do niego nielegalnie (czytaj: bez jego wcześniejszej zgody).

Zatem, co zrobić, aby wysyłka propozycji biznesowej została przeprowadzona skutecznie i tym samym realnie podniosła szanse finalizacji transakcji? Przekonajmy się!

Zanim wyślesz ofertę, najpierw zapytaj o pozwolenie

Kojarzysz RODO? Nawet jeśli nie znasz szczegółów jego zapisów, to z pewnością zdajesz sobie sprawę, czego dotyczy. Mówiąc w dużym skrócie: są to przepisy regulujące sposób pozyskiwania i przetwarzania danych. A co za tym idzie – także tego, w jaki sposób można się komunikować z innymi osobami (np. drogą mailową czy telefoniczną).

A co, jeżeli nie masz takiej zgody? Poproś o nią!

Do tego celu możesz wykorzystać telefon, e-mail, kampanię lead generation, a nawet… social media. Te ostatnie, choć przez wielu niedoceniane, mogą przynieść naprawdę ciekawe rezultaty.

Aby nie być gołosłownym – posłużę się moim wysłanym przykładem. Musisz bowiem wiedzieć, że oprócz tego, że zajmuję się tworzeniem ofert dla klientów, często sam biorę aktywny udział w ich dystrybucji. Do tej pory stosowałem różne podejścia, w tym:

  • Wstępne rozmowy telefoniczne, które pozwalają uzyskać zgodę oraz dane, na które mogę wysłać ofertę.
  • Tzw. maile otwierające, które pozwalają zdobyć uwagę potencjalnych klientów. Bardzo często stanowią pierwszy element kampanii cold mailingowych.

Jednak niedawno odkryłem możliwości, jakie dają prywatne rozmowy (tzw. priv / pw) w social mediach – zwłaszcza na Facebooku. Wystarczy napisać do wybranej firmy, krótko się przedstawić, a następnie zapytać, czy jest zainteresowana Twoją ofertą. Zdziwisz się, co może Ci dać tak zwykła i po prostu ludzka wymiana zdań. 

Zgody na ofertowanie załatwione – i co dalej?

Załóżmy, że posiadasz już zgody, które pozwalają Ci na legalną wysyłkę Twoich ofert handlowych. To jednak wcale nie oznacza, że od razu do wszystkich masz “wypalić z grubej rury” (czytaj: wysyłać pdfa z Twoją propozycją). Oczywiście, możesz to zrobić w sytuacji, gdy odbiorca już Cię zna*, udało Ci się zbudować z nim jakieś relacje lub wcześniej współpracowaliście.

* Macie za sobą rozmowę telefoniczną, spotkanie na żywo lub wymianę korespondencji, w których jasno wskazał zainteresowanie.

Jeżeli posiadasz zgody lub korzystasz z innych legalnych źródeł danych kontaktowych, jednak nie znasz się z odbiorcami dobrze (lub wcale) – pod żadnym pozorem nie zaczynaj od prezentacji tego, co masz do zaoferowania. Zanim to zrobisz – zaplanuj komunikację, na którą złoży się sekwencja wiadomości.

Pierwszą potraktuj jak wprowadzenie i próbę nienachalnego zainteresowania odbiorcy. Możesz w niej spróbować zdiagnozować jego problemy, a także subtelnie pokazać, że masz na nie rozwiązanie. Jeżeli odpowie i potwierdzi swoje zainteresowanie – możesz przedstawić szczegóły oferty. Jeśli nie – sięgnij po plan B, czyli kolejne elementy Twojej sekwencji. W następnych wiadomościach możesz wykorzystywać np. różne techniki i formuły copywriterskie, jednocześnie testując – “która” i w jaki sposób działa na odbiorców. 

Timing w ofertowaniu. Kiedy wysyłać oferty, a kiedy nie?

W zasadzie całą odpowiedź na postawione powyżej pytanie mógłbym sprowadzić do jednego zdania: oferty wysyłaj tak szybko, jak to możliwe. Czyli wtedy, gdy zyskasz zgodę. Ale… nie będę taki i przy okazji podzielę się z Tobą kilkoma wskazówkami.

Numer 1 – personalizacja

Zakładam, że posiadasz ogólny dokument ofertowy. Dlatego, zanim “puścisz go w świat”, postaraj się go spersonalizować w taki sposób, aby jak najbardziej odpowiadał realnym potrzebom i wyzwaniom Twojego odbiorcy. Jeśli uznasz to za konieczne – zbierz potrzebne dane i daj sobie chwile na analizę jego sytuacji.

Numer 2 – czas

Wiesz, dlaczego większość transakcji nie dochodzi do skutku? Oferty nie odpowiadają potrzebom? Są za drogie? Nie! Większość deali nie jest finalizowanych tylko dlatego, że oferty współpracy trafiają do odbiorców zbyt późno!

Wyobraź sobie taką sytuację: jesteś po rozmowie lub korespondencji z potencjalnym klientem. Wyraził chęć dalszych działań, jednak Twoja oferta (zamiast w kilka godzin lub maksymalnie dni), trafia do niego… po tygodniu. W tym czasie mógł się rozmyślić, znaleźć lepszą lub po prostu przemyśleć sprawę i zrezygnować. Słabo, co nie?

Numer 3 – reakcja

Kolejny problem, z którym spotykam się nagminnie, to brak zainteresowania, ale po stronie handlowców. Wiele osób traktuje oferowanie jak “zło konieczne”. Owszem, zbiorą się na kontakt i wysyłanie oferty, jednak brakuje im zaangażowania na “ostatniej prostej”. Po to, aby monitorować “losy” dokumentu, “przypominać się” odbiorcy, a także – robić kolejne krotki w stronę finalizacji. 

W efekcie handlowcy wysyłają ofertę i o niej zapominają, odbiorcy otrzymują, czytają i po chwili też zapominają, a sama transakcja pozostaje jedynie w sferze marzeń.

Jak to zmienić? 

  • Po pierwsze – tuż po wysyłce upewnij się, że oferta trafiła do odbiorcy. Możesz to zrobić za pomocą dedykowanego oprogramowania lub zwyczajnie – zadzwonić.
  • Po drugie – jeżeli potencjalny kontrahent nie skontaktuje się w ciągu ustalonego czasu – zrób to za niego. W tym miejscu możesz dopytać, co sądzi o ofercie, czy wszystko jest w niej jasne lub zadać inne pytanie.
  • Po trzecie – wyciągaj wnioski. Jeżeli 9 na 10 wysyłek kończy się klapą – prawdopodobnie z Twoim procesem lub tym, co oferujesz, jest “coś nie tak”. Regularnie optymalizuj swoje działania (testując zawartość, grupy docelowe, komunikaty oraz inne zmienne). Do czasu, aż uda Ci się wypracować zadowalający poziom konwersji.

Mam nadzieję, że pomogłem!

A jeśli szukasz pomocy w tworzeniu oferty…

Zapraszam do kontaktu. Chętnie przygotuję dla Ciebie profesjonalny dokument, który będzie wspierał działania sprzedażowe (i marketingowe) Twojej firmy.

Shares
Share This

Czy ten artykuł jest pomocny?

Tak? Zrób mi przysługę i podziel się nim z innymi. Dziękuję :)!

Shares